Aujourd’hui encore il apparaît parfois surprenant qu’un avocat s’intéresse à une démarche d’organisation que beaucoup croient réservée à l’industrie. Or, depuis une dizaine d’années, la démarche qualité ISO 9001, mise en place dans de très nombreux cabinets d’avocats de toute taille, constitue un levier de progrès considérable apprécié de la profession. (Nous avons accompagné plus de 180 cabinets à la certification ISO 9001).
C’est d’abord en interne, qu’apparaissent les effets bénéfiques : décloisonner les métiers, en faisant réfléchir ensemble les avocats associés et collaborateurs, les secrétaires, la responsable de l’accueil, sur l’organisation, les comportements et les méthodes du cabinet décuple la motivation et les bonnes suggestions.
Pour les clients, institutionnels ou particuliers, la démarche qualité certifiée est la preuve que vous savez vous remettre en cause, et constitue un signe de reconnaissance de plus en plus apprécié. Vous apportez la preuve que vous les « écoutez » et que vous vous souciez de leur satisfaction
L’accompagnement de la démarche par un consultant spécialisé dans votre domaine rend l’objectif de certification accessible au travers de paliers progressifs permettant à chacun de mesurer les progrès accomplis.
Les certificats ISO 9001 sont à ce jour, dans notre pays, délivrés en majorité aux activités de service (environ 60 % des entreprises certifiées).
Nous avons même accompagné à la certification le tribunal de commerce de Lyon, l’Ordre des Avocats de Lyon, l’Ordre des Avocats de Paris.
La norme ISO 9001 ne concerne pas le cœur technique de l’activité : par exemple les options de plaidoirie ou de conseils juridiques. C’est une réflexion sur les moyens efficaces et l’optimisation de l’organisation au sein du cabinet pour mieux satisfaire les clients
Le consultant accompagne la mise en place concrète de la démarche qualité aux côtés des membres du cabinet.
Il anime des comités de pilotage avec les associés pour choisir les outils les mieux adaptés à votre organisation et des petits groupes de travail avec les avocats et les assistantes pour décrire de façon très concrète les méthodes du cabinet. Le consultant ne doit pas se contenter de vous dire ce qu’il faut faire ; il doit vous proposer les outils nécessaires, écrire pour vous ce que vous n’avez plus qu’à relire, critiquer ou valider.
Une démarche qualité bien accompagnée ne doit pas vous priver de votre temps précieux, mais au contraire l’optimiser.
Il anime aussi des réunions qualité avec les salariés pour leur permettre de s’approprier la démarche et de résoudre ensemble les dysfonctionnements.
Le consultant, qui doit être expérimenté dans le domaine juridique, doit aussi avoir à cœur de vous transmettre son savoir pour vous permettre d’être autonome dans le suivi de cette démarche à long terme.
Enfin, choisissez de faire court : une démarche de ce type qui s’étale sur plusieurs années a peu de chance d’aboutir et lassera tout le personnel de votre cabinet. Selon la taille du cabinet, nous accompagnons la démarche ISO 9001 dans un délai de 8 mois à 15 mois.
En conclusion, les atouts de ce véritable projet d’entreprise fédérateur sont autant internes qu’externes :